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          紙質文件整理流程之裝訂

          2020-11-18

          紙質文件整理流程之裝訂:裝訂是紙質文件整理的基礎環節,通過裝訂,從實體上將歸檔文件整理的基本單位——“件”確定下來,為后續工作的開展提供條件。遼陽檔案管理,歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便,做到文件不損頁、不倒頁、不壓字,裝訂后文件平整,有利于歸檔文件的保護和管理。用于裝訂的材料,不能包含或產生可能損害歸檔文件的物質。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。


          常見的裝訂方式有:

          01、線裝法

          線裝法是以棉線作為裝訂材料,對文件進行固定的方式。線裝法主要有“三孔一線”裝訂和直角裝訂?!叭滓痪€”裝訂是一種傳統的裝訂方法,是立卷檔案普遍采用的裝訂方式。這種裝訂方法同樣被應用于較厚的歸檔文件的裝訂,一般在文件左側裝訂。直角裝訂是指通過手工使用棉線在文件左上角縫制出直角形狀,以此固定文件,一般用于較薄文件的裝訂。

          遼陽檔案管理

          02、變形材料裝訂法

          變形材料裝訂是指以金屬等易變形材料為裝訂材料,通過裝訂材料變形對文件進行加固的方法。常見的變形材料裝訂法是不銹鋼訂書釘裝訂。不銹鋼訂書釘裝訂采用不銹鋼訂書釘作為裝訂材料,可以根據文件頁數多少選擇不同規格的訂書釘,一般厚度的文件均可用此法在文件左上角進行裝訂。


          在進行裝訂方式選擇時,要考慮歸檔文件的保管期限和是否進館等因素,保管的歸檔文件,宜采取線裝法裝訂。因線裝法使用的棉線與紙質檔案在材料上類似,從檔案保護的角度看,線裝是Z利于檔案長期保存的一種裝訂方式。頁數較少的歸檔文件,可以使用直角裝訂,文件較厚的,則要使用“三孔一線”裝訂。保管的歸檔文件,使用不銹鋼訂書釘裝訂的,裝訂材料應滿足歸檔文件長期保存的需要。定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件,裝訂方式按照保管的歸檔文件裝訂要求執行。其他定期保管的歸檔文件,裝訂方式可參照保管的執行,也可以使用不銹鋼訂書釘等裝訂,但應保證裝訂材料符合保管期限內的耐久性需求。


          立檔單位還需要注意的是:

          1、一般以件為單位裝訂,不得將多件文件裝訂在一起,也不可將一件文件分開裝訂。

          2、裝訂前要將歸檔文件按一定方式對齊:采用左上角裝訂的,左、上側對齊;采用左側裝訂的,左、下側對齊。


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