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          檔案管理創新在企業中的作用

          2020-02-12

          1.建立高效、集中、統一的檔案管理模式   遼陽檔案管理

          實行企業檔案高效、集中、統一管理是檔案管理創新的第,一步,其目的是在集中調度企業資源及對企業檔案實行統一管理的基礎上,提高檔案管理效率,提升檔案綜合管理能力,從而提高檔案管理水平。高效、集中、統一的檔案管理模式使企業檔案工作改變了過去那種各類檔案由各個相關部門分散管理的方式。一方面節約了人力、物力和財力,提高了檔案的利用效率和效果;另一方面使企業在各項工作中形成的大量文件材料能夠實現統一歸檔,集中保管,使其相互之間保持原有的、必然的聯系,提高了企業檔案的系統性,便于全面、準確地了解本企業的發展歷程和全貌。因此,企業檔案管理工作體制必須進行相應的改革,實行集中統一管理。實行檔案高效、集中、統一管理主要應采取以下步驟:首先應設置企業檔案綜合管理部門,統一管理企業檔案,企業檔案綜合管理部門要依據企業檔案實行的集中統一管理原則而設立,它的設立應與企業發展相適應,同時要考慮企業規模的大小、經營場所的集中程度和檔案使用頻率;其次應建立企業檔案信息收集渠道,在企業各個職能部門安排兼職檔案信息員,負責各個職能部門檔案歸檔信息的采集、歸檔材料概要說明和各個部門的文件材料歸檔工作;Z后建立和完善企業檔案管理制度,明確企業檔案綜合管理部門及各個職能部門在檔案管理工作中的職責和工作流程。

          遼陽檔案管理

          2.建立和完善企業檔案管理制度

          建立和完善企業檔案管理制度、明確企業各個部門的職責和工作流程是檔案管理創新的第二步。其目的是通過建立和完善企業檔案各項管理制度,明確各部門職責和工作流程,對企業檔案工作實行規范化管理,從而提高檔案管理水平。企業檔案管理規章制度是企業規章制度的重要組成部分,是企業檔案管理行為的準則和企業檔案管理機構行使職能的依據和手段。建立健全和貫徹實施企業檔案管理規章制度,是企業加強基礎管理和檔案集中統一管理的重要內容,是企業開展檔案規范化管理的關鍵,也是充分發揮檔案管理在企業經營中的作用的關鍵。建立和完善企業檔案管理制度應以《檔案法》為基本依據,以《檔案著錄規則》為操作指導,結合企業的規模進行策劃和制定,應努力做到符合企業生產經營的實際。建立企業檔案管理制度可以采取兩種方式,一是建立綜合性檔案管理制度,中小型企業可以采取這種方式。綜合性檔案管理制度中應包括文件歸檔范圍、文件歸檔要求、文件立卷要求、檔案著錄要求、文件保管期限劃分原則、文件銷毀規定、檔案借閱制度、檔案保密制度以及檔案管理考核制度等內容。二是建立企業檔案管理制度體系,大中型企業可以采取這種方式。企業檔案管理制度體系中應主要包括企業檔案管理總則、文件歸檔管理制度、文件立卷及著錄管理制度、檔案借閱管理制度、檔案鑒定及銷毀制度、檔案庫房管理制度、企業檔案統計管理制度和檔案保密管理制度等。

          3.開展檔案管理工作創新,變被動服務為主動管理

          開展檔案管理創新的第三步,是由被動服務轉變為主動管理,主要應從三個方面入手:首先要明確企業文件材料的歸檔范圍和歸檔要求。要根據企業生產經營實際,在原有檔案歸檔范圍的基礎上,把檔案管理工作貫穿于生產經營的全過程,把企業發展規劃、經營計劃、經營預算、投資預決算、各類價格文件、各類經濟合同等其他重要文件材料納入檔案歸檔范圍。同時,對各個職能部門在文件歸檔方面提出具體要求,使檔案管理的系統性、全面性及檔案的使用價值有所提高。其次要建立企業文件材料歸檔點檢制度。要按照企業文件歸檔范圍和具體要求,按照部門職能分工,按部門制定的《文件歸檔點檢卡》,定期檢查各個部門文件材料的歸檔情況,督促各個部門及時辦理文件歸檔業務,從而提高文件歸檔的及時性和完整性。Z后要建立檔案管理考核制度,落實檔案管理責任制。建立檔案管理考核制度是貫徹執行檔案管理制度的關鍵。對不能按照檔案管理相關制度要求及時辦理檔案管理業務的行為進行審查和處罰,以保證檔案管理制度的有效執行,提高檔案管理流程的執行力。開展檔案管理創新,只有由被動服務轉變為主動管理,才能全面提升檔案管理水平,才能Z,大限度地發揮檔案在企業經營中的作用。


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