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          基層檔案室如何做好檔案的收集工作?

          2019-07-16

          國家檔案局提出在新的歷史時期要進一步加強檔案“三個體系“(檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系)建設,而首當其沖的應該是檔案資源體系建設。遼陽檔案管理館藏檔案資源體系建設的源頭在哪里呢?筆者根據多年的工作實踐經驗認為:在基層檔案室。那么如何才能做好基層檔案室檔案的收集工作呢?



          建立健全科學規范的檔案歸檔制度



          一是 必須建立相應的規章制度作保障。比如:建立收、發文登記制度。只有認真地進行收、發文登記,我們才能真正了解一個單位一年形成 了多少材料,才能準確把握文件的歸宿與流向,避免文件在下落不明時,部門之間、人員之間互相推諉扯皮現象發生。



          二是 結合本單位工作職能、內容及實際情況,編制出科學規范、切實可行的歸檔制度。歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔求,在歸檔質量上要求文件必須齊全完整 (對文件個體而言,不能缺張少頁,嚴格“件”的概念,一般情況下,一份文件就是1件,但特殊情況下:如正本.與定稿作為一件,定稿指領導簽發的稿子必須有發文處理簽;正件與附件作為一件,有時附件內容更重要,但實踐中有的單位常常忽視附件內容,造成文件內容缺失7給利用工 作帶來不便;收文處理簽與來文作為一件;請示與批復,報告與批示,問函與復函各自作為完整的1件),在編制歸檔范圍時要求文書、科技、專門(含會計)、聲像、電子、實物文件材料要齊全,各門類、各載體不能缺少。

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          轉變思想認識上的誤區  轉變思想認識上的誤區  



          基層檔案收集工作認識上存在的誤區,一是認為紅頭文件應歸檔,白 頭文件可不歸檔。比如有些單位本級發文收集很齊全,可是工作計劃、總 結、匯報材料、政工材料、業務材料等白頭文件以難找為由不歸檔。實際上,紅頭文件和自頭文件同樣重要;二是認為文書檔案重要,其它門類檔 案不重要。實際上,文書榜案固然重要,而單位:工作中產生的應歸檔的專門業務、會計、基建、設備、聲像、電子實物等檔案同樣重要,必須按照新形勢下檔案資源管理服務家的有關規定整理,并按時移交檔案室綜合管理;三是認為正稿應歸檔, 底稿可不歸。事實上,底稿更重要,因為發文底稿有撰寫者的筆跡,也有領導者的簽字,是文件產生效力的原始記錄‘所以,各單位在收集文件時,底稿一定要附在正稿后面,合并歸檔。



          采取有效的收集措施



          可按照不同門類、不同載體文件材料的來源,采取相應措施。 



          發文收集



          本機關形成的文件材料是歸擋的重點,應重點收集,有文號的發文,應對照發文登記本,按文號遂件逐頁地清查,特別應注意每份文件是否齊全完整P無文號的復函、詢函、項目等文件材料,根據來文上的留注、復文的內容、立項計劃等査詢。所有發文,均可在文印室里查到打印記錄。 



          收文收集



          通過收文登記的文件材料,應對照收文登記本,逐件清查,并注意與之相關聯的復文、辦理情況留注等。從外單位帶BI與本單位有關的文件材料(如上級行政機關、人事部門關于本單位人員的人事任免、:工資、獎懲情況,以及為本單位而用的依據性、重要參考性的文件材料,可向人事、.財會等部門負責人或常起莩文件、收集材料的人索要。



          “賬外文件”收集


           

          “賬外文件”指未經過嚴格的收、發文登記的文件(即沒有登記造冊的文件)包括:


           

          1. 內部及直屬單位的專門文件材料,如統計部門的普查材料,科委機關的成果材料,紀檢監察部門的紀檢監察文件材料,審計部門的審計文件材料,工商部門的企業登記、商標文件材料,稅務部門的稅收征管文件材料,民政部門的社團登記、地名、復退率人、優撫、救災文件材料,編輯部門的書稿材料等專門文件材料,。

           


          2. 白頭文件材料:如合同、協議、簡報、刊物、情況報告、歷史沿革、大事記、剪報、霞要文件的修改稿,黨組黨委或行政會議記彔等。



          3.會議文件材料:如本機關召開的專業會議,到外單位參加的有關本機關主要業務的會議文件材料。


           

          4.機關各種基礎系統年報表和材料。如黨員、干部、公務員、離退休干部統計年報表;機構編制、人事、黨內統計、工資統計、勞動情況統計竿報表。


           

          5.機關干部、職工定級、晉級、任免、調動、獎懲、考核、職稱評定與勞動人事方面的審批材料及黨員干部職花名冊



          6.非紙質文件材料。如照片、錄音帶、錄像帶、電乎文件、榮譽證書、錦旗、印章等實物。


           

          7.收發文件的處理單。處理單真實地記錄了文件的形成、辦理過程,具有保存價值。許多單位發文沒有保存文件處理箋,有的連底稿都沒有保留。如果領導簽_的依據都丟了,這個文件的價值也降低了很多,因此所有文件處理箋和底稿必須連同正本一起存檔。 



           注重日常工作



          做好基層檔案收集工作貴在平時。日常工作中要充分發揮主觀能動性,善于思考、多想辦法。1)抓住一切有利時機,發現和收集散存在個人芋中的應歸檔的文件材料;2)主動上門,收集單位領導及其他人員外出開會、參規帶回的材料(包括聲像、實物等);3)及時收集本單位在專項及童大活動中形成的成套性的文件材料,并及時整理歸檔。



          基層檔案室在加強對紙質檔案收集的同時,還應注重電子檔案的收集。收集時注意歸檔電子文件應與相應的紙質或其他載體形式的文件并存,并在內容及相關描述上保持一致,對電子擋案應異質異地備份,采取嚴格的管理措施,保證電子檔案的安全。



          檔案的收集工作是有法可依的?!吨腥A人民共和國檔案法》第十條規 定:“對國家規定的處_立卷婦檔的材料,必須按照規定,定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移文,集中管理,任何個人不得據為己有”; 第十一條規定:“機關、團體、企事業單位和其他組織必須按照_家規定,定期向檔案館移交檔案、2013年2月,國家監察部、人力資源和社會保障部、國家檔案局聯合下發了第30號令《檔案管理違法違紀行為處分規定》,其中第言條、第六條、第七條對相關責任人員在公務活動中形成的應歸檔文件材料拒絕移交或歸檔或導致檔案損毀、丟失的,按情節輕重給予不同程度處分,基層信案員應理直氣壯地開展檔案收集工作,為檔案資源體系建設添磚加瓦。



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