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          怎么樣才能做好檔案管理?

          2019-07-16

          文書檔案管理辦法

            一、管理職責

           ?。ㄒ唬┱J真貫徹執行國家檔案工作的法律、法規和方針政策,遼陽檔案管理建立健全各項規章制度。

           ?。ǘC關各處室形成的各種門類的檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔工作,進行監督和指導。

           ?。ㄈ┘薪y一管理機關各種門類和載體的檔案。

           ?。ㄋ模╅_展檔案史料的編研工作,積極提供利用,為機關工作服務。

           ?。ㄎ澹┰诩兄饕α孔ズ脵C關檔案工作的基礎上,對直屬單位和本系統檔案工作進行必要的指導、監督和檢查。

           ?。┌匆幎ㄏ蚴n案館移交應進館的檔案。

           ?。ㄆ撸└鶕矣嘘P檔案保管期限的規定,制定本機關檔案存、毀制度。

           ?。ò耍┺k理領導交辦的其它有關的檔案業務工作。

           ?。ň牛┴撠煆d機關大事記的搜索、整理和編印。

          遼陽歷史檔案外包

          二、立卷歸檔

           ?。ㄒ唬w檔范圍

            凡是反映本機關工作活動具有查考利用價值的文件材料、圖片、照片、錄音、錄像帶等,均應立卷歸檔。

           ?。ǘw檔要求

            1.各處室要按照立卷歸檔范圍,將具有保存利用價值的文件材料收集齊全、完整,根據文件材料的形成規律和有機聯系,科學整理立卷。

            2.廳機關的立卷歸檔工作在檔案室的監督指導下進行。各處室必須把應歸檔的文件材料按立卷要求整理預歸成卷,經檔案室檢查合格后方可歸檔。

            3.聲像檔案應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者,照片檔案應將照片和底片分別整理歸檔。

            4.會議審計檔案應由財務會計部門按照歸檔要求,負責整理立卷。

            5.檔案室接收案卷時,各處室必須將歸檔的案卷編制好移交目錄,一式兩份,檔案人員按照目錄清點無誤;驗收案卷質量符合要求后,交接雙方在移交目錄上簽字,一份存檔案室,一份本處室留存,以備查找。


          (三)歸檔時間

            1.文書檔案在次年五月底以前接收完畢。

            2.會計審計檔案在年終之后,為方便工作可暫由本單位財務會計部門保管一年,于第二年六月底以前移交檔案室保管。

            3.基建檔案在基本建設工程竣工驗收后,由基建部門整理成卷交檔案室保管。


            三、檔案利用

           ?。ㄒ唬┍緩d工作人員因工作需要,經本處室主要負責人簽批,可查閱本處室形成的檔案資料。因工作需要查閱其它處室形成資料時,在征得其它處室領導同意后經廳辦公室主管副主任批準后方可查閱。

           ?。ǘ┎殚喺瓩n案,需填寫檔案利用登記表。未經檔案室同意,不能復印、復制、公布檔案材料,一般不能將檔案帶出檔案室,特殊情況需要借出者需要辦理借閱手續,并及時歸還。

           ?。ㄈ┎粶试谖募牧仙贤扛?、剪裁、加圈、畫線、折疊,不得隨意折卷或撕去其中文件。

           ?。ㄋ模┬枰命h組、廳務會議記錄,必須經黨組書記或副書記、廳長或副廳長批準后方可查閱。

           ?。ㄎ澹┍緩d財務人員因工作需要,查閱本人經辦的會計檔案,需征得主管財務的副主任同意;財務人員或其它同志因工作需要查閱他人經辦的會計檔案時,需征得本處科領導同意并經財務處處長批準后方可查閱。


          四、檔案保管

           ?。ㄒ唬n案庫房門窗要堅固,并安裝防護設施,下班前關好鎖牢。

           ?。ǘn案工作庫房要隨時加鎖,鑰匙妥善保管,非工作人員未經批準不得進入。

           ?。ㄈn案庫房要有防火設備,對滅火器要定期檢查,及時修理,保持完好狀態。

           ?。ㄋ模n案庫房要有溫度計、干濕計,根據季節和氣候的變化,注意通風,力爭將濕溫度分別控制在14-24度,相對溫度45-60%的范圍內。

           ?。ㄎ澹n案庫房要有防光、防蟲、防塵、防鼠等用品和設備,并及時檢查,如發現藥物失靈要隨時更換。

           ?。n案室每季對檔案保管的狀況進行一次全面檢查,如遇特殊情況要及時檢查,并作記錄,發現問題及時向分管領導匯報,采取有效措施,保護檔案的安全。


            五、檔案統計

           ?。ㄒ唬榱私o本機關各項工作提供Z有效的檔案服務,協助業務處室做好工作,提高工作效率,檔案人員需認真做好機關檔案統計工作。

           ?。ǘ┌礄n案統計制度的規定,需對檔案的收進、移出、保管及利用情況進行統計,并按照規定向檔案業務管理機關報送檔案工作基本情況統計。

           ?。ㄈ┙⒔∪珯n案數量統計,借閱及其效果統計,鑒定情況登記,檔案管理基本情況統計。

           ?。ㄋ模┙y計工作應隨時進行。將收集的文件材料及時整理登記入庫,隨時做好建立,年末對前一年歸卷數目進行一次全面匯總,并填報上級機關。

           ?。ㄎ澹┒ㄆ诮y計利用情況,每年末統計當年檔案借閱人次,總結檔案利用效果。


            六、檔案鑒定和銷毀

           ?。ㄒ唬┮晕臅鴻n案保管期限表及使用價值為鑒定依據,由檔案員鑒定,將鑒定情況交檔案室負責人審核,提出處理意見,經檔案鑒定組鑒定后,對需銷毀的檔案編造清冊,辦理批準手續即可銷毀。

           ?。ǘ┍9芷跐M的檔案(長期和短期)如還需使用,由鑒定小組鑒定,提出銷毀意見。

           ?。ㄈ╀N毀檔案時,到指定造紙廠銷毀,必須有兩個監銷,監銷人應在銷毀冊上簽字或蓋章,并注明銷毀方式和日期。


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