怎么樣才能做好檔案管理？

文書檔案管理辦法

　　一、管理職責

　?。ㄒ唬┱J真貫徹執行國家檔案工作的法律、法規和方針政策，遼陽檔案管理建立健全各項規章制度。

　?。ǘC關各處室形成的各種門類的檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，進行監督和指導。

　?。ㄈ┘薪y一管理機關各種門類和載體的檔案。

　?。ㄋ模╅_展檔案史料的編研工作，積極提供利用，為機關工作服務。

　?。ㄎ澹┰诩兄饕α孔ズ脵C關檔案工作的基礎上，對直屬單位和本系統檔案工作進行必要的指導、監督和檢查。

　?。┌匆幎ㄏ蚴n案館移交應進館的檔案。

　?。ㄆ撸└鶕矣嘘P檔案保管期限的規定，制定本機關檔案存、毀制度。

　?。ò耍┺k理領導交辦的其它有關的檔案業務工作。

　?。ň牛┴撠煆d機關大事記的搜索、整理和編印。

二、立卷歸檔

　?。ㄒ唬w檔范圍

　　凡是反映本機關工作活動具有查考利用價值的文件材料、圖片、照片、錄音、錄像帶等，均應立卷歸檔。

　?。ǘw檔要求

　　1．各處室要按照立卷歸檔范圍，將具有保存利用價值的文件材料收集齊全、完整，根據文件材料的形成規律和有機聯系，科學整理立卷。

　　2．廳機關的立卷歸檔工作在檔案室的監督指導下進行。各處室必須把應歸檔的文件材料按立卷要求整理預歸成卷，經檔案室檢查合格后方可歸檔。

　　3．聲像檔案應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者，照片檔案應將照片和底片分別整理歸檔。

　　4．會議審計檔案應由財務會計部門按照歸檔要求，負責整理立卷。

　　5．檔案室接收案卷時，各處室必須將歸檔的案卷編制好移交目錄，一式兩份，檔案人員按照目錄清點無誤；驗收案卷質量符合要求后，交接雙方在移交目錄上簽字，一份存檔案室，一份本處室留存，以備查找。

（三）歸檔時間

　　1．文書檔案在次年五月底以前接收完畢。

　　2．會計審計檔案在年終之后，為方便工作可暫由本單位財務會計部門保管一年，于第二年六月底以前移交檔案室保管。

　　3．基建檔案在基本建設工程竣工驗收后，由基建部門整理成卷交檔案室保管。

　　三、檔案利用

　?。ㄒ唬┍緩d工作人員因工作需要，經本處室主要負責人簽批，可查閱本處室形成的檔案資料。因工作需要查閱其它處室形成資料時，在征得其它處室領導同意后經廳辦公室主管副主任批準后方可查閱。

　?。ǘ┎殚喺瓩n案，需填寫檔案利用登記表。未經檔案室同意，不能復印、復制、公布檔案材料，一般不能將檔案帶出檔案室，特殊情況需要借出者需要辦理借閱手續，并及時歸還。

　?。ㄈ┎粶试谖募牧仙贤扛?、剪裁、加圈、畫線、折疊，不得隨意折卷或撕去其中文件。

　?。ㄋ模┬枰命h組、廳務會議記錄，必須經黨組書記或副書記、廳長或副廳長批準后方可查閱。

　?。ㄎ澹┍緩d財務人員因工作需要，查閱本人經辦的會計檔案，需征得主管財務的副主任同意；財務人員或其它同志因工作需要查閱他人經辦的會計檔案時，需征得本處科領導同意并經財務處處長批準后方可查閱。

四、檔案保管

　?。ㄒ唬n案庫房門窗要堅固，并安裝防護設施，下班前關好鎖牢。

　?。ǘn案工作庫房要隨時加鎖，鑰匙妥善保管，非工作人員未經批準不得進入。

　?。ㄈn案庫房要有防火設備，對滅火器要定期檢查，及時修理，保持完好狀態。

　?。ㄋ模n案庫房要有溫度計、干濕計，根據季節和氣候的變化，注意通風，力爭將濕溫度分別控制在14－24度，相對溫度45－60%的范圍內。

　?。ㄎ澹n案庫房要有防光、防蟲、防塵、防鼠等用品和設備，并及時檢查，如發現藥物失靈要隨時更換。

　?。n案室每季對檔案保管的狀況進行一次全面檢查，如遇特殊情況要及時檢查，并作記錄，發現問題及時向分管領導匯報，采取有效措施，保護檔案的安全。

　　五、檔案統計

　?。ㄒ唬榱私o本機關各項工作提供Z有效的檔案服務，協助業務處室做好工作，提高工作效率，檔案人員需認真做好機關檔案統計工作。

　?。ǘ┌礄n案統計制度的規定，需對檔案的收進、移出、保管及利用情況進行統計，并按照規定向檔案業務管理機關報送檔案工作基本情況統計。

　?。ㄈ┙⒔∪珯n案數量統計，借閱及其效果統計，鑒定情況登記，檔案管理基本情況統計。

　?。ㄋ模┙y計工作應隨時進行。將收集的文件材料及時整理登記入庫，隨時做好建立，年末對前一年歸卷數目進行一次全面匯總，并填報上級機關。

　?。ㄎ澹┒ㄆ诮y計利用情況，每年末統計當年檔案借閱人次，總結檔案利用效果。

　　六、檔案鑒定和銷毀

　?。ㄒ唬┮晕臅鴻n案保管期限表及使用價值為鑒定依據，由檔案員鑒定，將鑒定情況交檔案室負責人審核，提出處理意見，經檔案鑒定組鑒定后，對需銷毀的檔案編造清冊，辦理批準手續即可銷毀。

　?。ǘ┍９芷跐M的檔案（長期和短期）如還需使用，由鑒定小組鑒定，提出銷毀意見。

　?。ㄈ╀N毀檔案時，到指定造紙廠銷毀，必須有兩個監銷，監銷人應在銷毀冊上簽字或蓋章，并注明銷毀方式和日期。