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          淺談如何做好檔案管理的保密工作

          2019-07-16

          檔案是一種重要的社會信息資源,對于檔案信息資源,不但要重視其載體的保管和保護,更要重視其所含信息的開發利用,來實現信息資源共享。檔案保密工作的任務是艱巨的,也是光榮的,保守國家機密是我們每個公民應盡的義務,也是檔案管理工作人員的神圣職責。我們要在工作中不斷地積累經驗,根據本機關特點制定各種檔案管理中的保密制度和監督措施,在嚴格做好保密工作的同時,更要切實完善工作職能,使檔案得到充分合理的利用。


          隨著社會的發展進步,檔案資源巨大的社會價值逐漸為公從所認知,這就涉及檔案的保密和利用工作。這項工作做的好壞,會直接影響到黨和國家及單位的平安和利益。檔案是一種重要的社會信息資源,對于檔案信息資源,不但要重視其載體的保管和保護,更要重視其所含信息的開發利用,來實現信息資源共享。保守國家機密是我們每個公民應盡的義務,也是檔案管理工作人員的神圣職責。在嚴格做好保密工作的同時,更要切實完善工作職能,使檔案得到充分合理的利用。


          一、做好檔案庫房管理中的保密工作


          庫房管理是檔案保密工作的重點。從總體上講,檔案庫房應按照國家有關規定來單獨興建,但也有一些不具備條件的單位,往往將庫房設置的機關辦公樓內。應當注意的是,不是任何一間辦公室都可以用作庫房的,從檔案保密的角度來看,不宜將庫房設在辦公樓的Z底層,庫房門窗等應專門加固,以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開,庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理,制定嚴格的庫房管理制度,無關人員一律禁止入內。這是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。


          二、絕密檔案的管理和保密


          絕密檔案是黨和國家的核心秘密,它關系到黨和國家的安全,關系到國家的經濟發展的成敗,關系到四化建設的進程。因此,為確保國家核心秘密的安全,必須管理好絕密檔案。首先絕密檔案應與非絕密檔案分別保管。要設置保險柜、保險鎖、防盜器,從保管條件上確保絕密檔案的安全。二是提高絕密檔案管理人員的素質。絕密檔案管理人員具有特殊地地位和身份,有知密早、知密多、知密深等特點為,他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任,國此,檔案保密工作好與壞,檔案管理人員的素質是個關鍵。絕密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識,不僅要有嚴謹的工作作風,經手的事情件件有頭有尾,手續清楚,而且檔案人員無論在什么場合,都應做到守口如瓶,萬無一失,把保守國家秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務。三是加強絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理,必須經指定領導人審批,認真履行登記、簽字手續,任何人無權擅自調閱。絕密檔案使用完畢后應及時清對、檢查,發現失密、泄密問題,應及時查明原因,進行補救。


          三、做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作


          確定保管期限的原則是,正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和法律、法規的保護,產生法律效力的時限?!秶颐孛鼙C芷谙薜囊幎ā分幸幎ǎ撼刑厥庖幎ㄍ?,絕密級事項不超過30年,機密級事項不超過20年,秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計,在一年以內的以月計。這里所說的“特殊規定”是指制定保密范圍的中央、國家機關可以規定有關保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。以規定為“長期”的國家秘密事項,在授權機關作出解密前,其他機關、單位應當對其采取長期的保密措施,不得擅自決定解密和隨意對外提供。


          四、檔案管理人員的職責


          檔案管理人員的職責,就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務,也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞,就是使檔案保管得完好無損,不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經破損的檔案,要及時搶救。不丟,就是使檔案安全,不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竅,不僅保證檔案實體安全,也要保證檔案內容的安全。不散,就是要求檔案的保管相對集中,不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便,甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂,就是要求檔案保管工作有條不紊,檔案排架整齊規范,有規可循,有目可查。檔案保管人員持之以恒,時刻警惕,防止檔案的損壞,確保檔案的安全,為檔案工作提供物質基礎。


          檔案保密工作的任務是艱巨的,也是光榮的,我們要在工作中不斷地積累經驗,根據本機關特點制定各種檔案管理中的保密制度和監督措施,完善檔案管理工作。


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